Intern veiligheidsplan

Een intern veiligheidsplan opstellen wordt aangeraden aan alle organisatoren van evenementen en vooral aan organisatoren van grote en risicovolle evenementen of manifestatie. Daarnaast is er sowieso een verplichting voor  organisatoren van actieve en extreme ontspanningsevenementen om een risico-analyse uit te werken, de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen, enz. overeenkomstig de Koninklijke Besluiten.

Doel

Het doel van het opstellen van een intern veiligheidsplan is tweeledig. Enerzijds geeft het de organisator inzicht in wat de veiligheid op zijn/haar evenement (mogelijk) beïnvloedt (bv. gedrag van een menigte, de omgevingsfactoren, …). Anerzijds stelt het de organisator in staat de nodige preventieve en interventiemaatregelen te nemen om zo de veiligheid voor, tijdens en na het evenement te verhogen.

Ook voor de hulpdiensten heeft het opstellen van een dergelijk plan voordelen. Zij kunnen aan de hand van het plan beter gaan inschatten welke risico’s wel, niet of onvoldoende gedekt zijn en welke acties/maatregelen de organisator zelf onderneemt wanneer een ongeval, incident of noodsituatie zich voordoet of dreigt voor te doen. Zo is het bv. steeds handig dat hulpdiensten weten waar een organisator de aanrijdende hulpdiensten zal opwachten, waar een verzamelplaats voor geëvacueerden is voorzien, enz.

Stappenplan

Om organisatoren op weg te zetten om tot de opmaak van een intern veiligheidsplan te komen, wordt onderstaand stappenplan meegegeven. Wie echter een volledig en wettelijk sluitend intern noodplan wenst op te stellen doet daarvoor best beroep op een veiligheidscoördinator.

Stap 1: Identificeer risico’s verbonden aan het evenement. Daarbij hou je best rekening met factoren die het evenement kunnen beïnvloeden. Denk aan:

  • Het gedrag van de massa: wat willen ze, wat zijn hun verwachtingen of met welk doel komen ze (bv. willen ze een goed uitzicht, snel ter plaatse zijn, via de kortste weg, bepaalde acts die ze zeker willen zien, ...), wat zijn hun gewoonten of wat weten ze over het evenement (bv. kennen ze de site/indeling evenement, ...), welke emoties leven er onder het publiek (bv. opwinding, agressie, angst, ...), is er sprake of kans op collectief (ongepast) gedrag (bv. inklimmen van infrastructuren, vandalisme, ...), inschatten van paniekgedrag (bv. bij een ontploffing, volkstoeloop, vernauwing, startschot, ...)
  • Eigenschappen evenement en organisator: Hou rekening met terreinkenmerken, inplanting, ondergrond, ... van het evenmententerrein. Ook de programmatie of de aard van de activiteiten kan verschillende soorten risico's met zich meebrengen zowel voor, tijdens als na het evenement (bv. een welbepaalde risicovolle doelgroep die je wenst aan te trekken, opbouwen van een hoofdpodium is risicovoller dan enkele tafels plaatsen, ...). Ook de kenmerken van jou als organisator spelen een rol (bv. veel of weinig ervaring, een echte planner of liever improviseren, goeie communicator, uitgebreide kennis van de sector en actoren, ...).
  • Onmiddellijke omgeving: de aanwezigheid van bomen, nutsvoorzieningen, industrie, ... kan een invloed hebben of een risico vormen voor het goed verloop van je evenement
  • Weersomstandigheden: organiseer je een evenement tijdens de wintermaanden dan zal er een groter risico zijn op koude, regenachtige en/of stormachtige weersomstandigheden. In de zomer hou je dan weer best rekening met droge periodes of zelfs een hittegolf.
  • Andere evenementen of activiteiten in de buurt: Het kan gaan om andere evenementen maar ook bv. om (wegen)werken die de toegang maar ook evacuatie van het evenement kunnen bemoeilijken.

Ter inspiratie wordt hieronder een lijst met mogelijke risico's weergegeven waarop de bovenstaande factoren een invloed kunnen uitoefenen en mee gaan bepalen of die risico's al dan niet voor jouw evenement van toepassing zijn. De onderstaande lijst is voor alle duidelijkheid niet volledig maar kan je wel op weg helpen om risico's te identificeren of op te lijsten.

Wie liever van een kant en klare vragenlijst gebruik maakt kan terecht op de website van het crisiscentrum of kan gebruik maken van de tool https://www.veilige-evenementen.be/

  1. Risico’s inherent aan de aanwezigheid van grote publieksconcentraties:
    1. Onwel worden publiek door hitte of te veel mensen binnen (bepaalde segmenten van) de evenementensite
    2. Verdrukking publiek tegen vaste structuren
    3. Vertrappeling veroorzaakt door overdruk in de massa
    4. Agressief gedrag of vechtpartijen tussen individuen of groepen (bv. rivaliserende supporters)
    5. Gevaarlijk of onverantwoord gedrag (bv. beklimmen infrastructuur, gooien van objecten, afrennen van (steile) hellingen, …)
  2. Risico’s inherent aan de structuur en inplanting van een site of aan de plaatsgesteldheid:
    1. Struikelen of uitglijden door slechte verlichting, slecht onderhoud of slechte staat vloer, weg of ondergrond of aanwezigheid van obstakels
    2. Ongevallen (met lichamelijke of materiële schade) door bv. voertuigen die dezelfde routes gebruiken als de voetgangers
    3. Mensen die ingesloten of geïmmobiliseerd geraken (bv. rolstoelgebruikers)
    4. Instorting of destabilisatie van de infrastructuur (al dan niet door externe oorzaak of factoren)
    5. Medisch incident (bv. snij- of brandwonden) door bv. publiek dat in aanraking komt met objecten (bv. denk aan onbewaakte verwarmingselementen/vuren van catering, …)
    6. Congestie of hinder op publieksroutes veroorzaakt door bv. kruisende publieksbewegingen, wachtrijen bij ticket- of bonnenverkoop, andere objecten/voorzieningen die de beweging belemmeren, al dan niet tijdens drukke momenten
    7. Intoxicatie door rook of gassen door bv. een brand, ontploffing of ongeval op de evenementensite of op een nabijgelegen spoorweg met een transport van gevaarlijke stoffen of een gaslek of …
    8. ...
  3. Risico’s verbonden aan de aard van de activiteit en de gebruikte materialen:
    1. Struikelen, vallen, oplopen van breuken, … door mee te doen aan een ‘obstacle race’, wielerwedstrijd, …
    2. Brand en/of oplopen brandwonden door bv. afsteken van vuurwerk, gebruik vuurkorven, organiseren kerstboomverbrandingen, enz.
    3. (gas)Explosie door bv. mankementen in of malfunctioneren van materialen (=> lek in leiding gasbekken, opslaan gasflessen in slecht geventileerde ruimtes, ...)
    4. Voedselintoxicaties en besmettingen door slechte hygiëne bij het bewaren, bereiden, verkopen en serveren van voeding
    5. Alcoholintoxicatie, verkeersongevallen, vechtpartijen, valpartijen, ... door overmatig alcoholgebruik en niet hanteren van een verstandig schenkgedrag
    6. ...
  4. Risico's verbonden aan externe factoren:
    1. Instorting van constructies, uitdroging publiek, wegvliegen van tentzeilen, wateroverlast, ... door extreme weersomstandigheden (bv. windkracht, storm, regenval, hitte, …)
    2. Bommeldingen, aanslagen, AMOK situaties, … door criminele figuren
    3. Diefstal, vandalisme, plundering, overvallen, fraude, … eveneens door personen met slechte bedoelingen
    4. ...
  5. ...

Stap 2: Analyseer en evalueer de geïdentificeerde risico's

Indien mogelijk analyseer (nagaan oorzaken en determinanten) maar vooral evalueer de risico’s in functie van de mogelijke ernst (van de schade), de blootstelling en de waarschijnlijkheid en leg prioriteiten vast.

De analyse en evaluatiefase is niet meteen de meest eenvoudige opdracht in de opmaak van het plan. Maak het daarom niet te moeilijk en maak gerust gebruik van je gezond verstand. Ook informatie en ervaringen uit eerdere edities kunnen je daarbij helpen. Had je bv. in eerdere edities veel problemen met alcoholintoxicaties, dan is dat alvast een risico die je de komende editie best aanpakt en hoog op het prioriteitenlijstje plaatst.

Wie toch liever meer houvast wil of moeite heeft met keuzes maken kan de risico's beoordelen aan de hand van de onderstaande risico-index. Het product van de waarschijnlijkheid, de blootstelling en de ernst/het effect van het risico bepaalt zijn plaats op de prioriteitenlijst. Let wel, het onderstaande is geen exacte wetenschap maar eerder een subjectieve inschatting van de grootorde van de risico's t.o.v. elkaar. Zo is het best mogelijk dat andere actoren (zoals bv. brandweer en politie) op basis van hun eigen ervaringen maar ook vanuit hun eigen perspectief de risico's anders zullen inschatten en dus tot andere prioriteiten komen.

(W) Waarschijnlijkheid dat een risico zich voordoet

(B) Blootstellingsfrequentie van het evenement aan het risico

(E) Ernst of effect bij het zich voordoen van het riscio

0,2

Praktisch onmogelijk, bijna niet denkbaar

0,5

Zeer zelden

1

Letsel zonder verlet, eerste hulp kan nodig zijn

0,5

Denkbaar, maar zeer onwaarschijnlijk

1

Zelden (of < 1% van de tijdsduur van het evenement)

3

Letsel met verlet (of minstens 1 dag werkonbekwaam)

1

Onwaarschijnlijk maar mogelijk in grensgevallen

2

Soms, ongewoon (of >1%, <10% van tijdsduur evenement)

7

Ernstige verwonding met blijvende invaliditeit

3

Ongewoon maar mogelijk

3

Af en toe, occasioneel (of >10%, <50% van tijdsduur evenement)

15

1 dode

6

Zeer goed mogelijk

6

Regelmatig, frequent (of >50%, <90% van tijdsduur evenement)

40

Meerdere doden

10

Kan verwacht worden, bijna zeker

10

Voortdurend (of >90% van tijdsduur evenement)

100

Vele doden

 

Zoals hoger aangegeven wordt de (R) risico-index bepaald door het product van bovenstaande parameters nl. W x B x E = R

Vanuit de risico-index kan het risico vervolgens in 1 van de 5 risicoklassen worden ondergebracht.

R < of = 20

Klasse 1

Zeer beperkt risico – aanvaardbaar

Geen aandacht vereist

R > 20

Klasse 2

Beperkt risico

Aandacht vereist

R > 70

Klasse 3

Risico

Maatregelen vereist

R > 200

Klasse 4

Aanzienlijk risico

Directe verbetering en/of dringende maatregelen vereist

R > 400

Klasse 5

Risico is zeker en onaanvaardbaar

Evenement/activiteit gaat niet door of moet gestopt worden

 

Een voorbeeld ter verduidelijking: Als organisator organiseerde ik vorig jaar een evenement (fuif/festival) in een weide van boer X. De weide was echter nogal droog en zeer oneffen van ondergrond waardoor een 20-tal mensen zich bij de organisator hebben gemeld met een verzwikte voet of andere lichamelijke klachten na een valpartij.

Ofwel gebruik je je gezond verstand en weeg je af of er maatregelen nodig zijn.

Ofwel gebruik je de risico-index om de prioriteit te bepalen. Het risico is een medisch incident wegens onverharde en onregelmatige ondergrond. Waarschijnlijkheid (W) dat het risico zich opnieuw voordoet = 10 (Kan verwacht worden bijna zeker). De blootstellingsfactor (B) van het risico = 10 (Voortdurend of >90% van de tijdsduur van het evenement) toch zeker als er nergens op de evenementensite verharding is voorzien en de omstandigheden min of meer dezelfde zijn. De ernst (E) van het risico zal zich eerder situeren tussen 1 (letsel zonder verlet, EHBO) en 3 (Letsel met verlet, minstens 1 dag werkonbekwaam). Je schat zelf in of je haalt de ernst uit de gevallen van het jaar voordien. Hier wordt er vanuit gegaan dat de meerderheid er letsels zonder verlet aan overhoudt. We geven de ernst een score van 1,5. Vervolgens vermenigvuldigen we alle parameters WxBxE=R. In ons geval maakt dat 10x10x1,5=150 . R = 150 en komt terecht in klasse 3 die stelt dat maatregelen vereist zijn. 

Stap 3: Inventariseer de maatregelen

Het gaat daarbij niet louter om een inventarisatie maar uiteraard ook over de beslissing en het nemen van de nodige, eventueel bijkomende, maatregelen aan de hand van de risicoanalyse en -evaluatie. 

Bepaal welke aanvullende acties, maatregelen, middelen, mankracht, procedures en scenario’s nodig zijn om (de meest prioritaire) risico’s te minimaliseren, weg te nemen, bij te sturen of aan te pakken. Er wordt bij voorkeur gestreefd naar maatregelen zowel van preventieve aard als op vlak van interventie en nazorg. 

Om tot een helder overzicht van de maatregelen te komen en bij uitbreiding tot een leesbaar document, kan het helpen om de inventarisatie en risicoanalyse/evaluatie om te zetten in concrete strategieën, afspraken, maatregelen of procedures voor onderstaande rubrieken:

  • Inplanting, opbouw en afbraak (publieks)voorzieningen en infrastructuren op de site
  • Vervoer, verkeer en parkeren in de omgeving, van, naar en op de evenementensite
  • Communicatie naar (en tussen) medewerkers, publiek, bezoekers, deelnemers, … externen/hulpdiensten en omgeving
  • Ongevallen, incidenten en noodsituaties (zoals bv. brand, medische, vechtpartijen, …)

Qua inspiratie voor de strategieën, afspraken, maatregelen of procedures kan je terecht bij de hulpdiensten en medewerkers van de stad, hetzij via mail of telefonisch, hetzij tijdens een coördinatievergadering georganiseerd door de dienst vergunningen. Ook hier kunnen we opnieuw verwijzen naar de tool https://www.veilige-evenementen.be/ waar heel wat basis beveiligingsmaatregelen maar ook risicogebondenmaatregelen worden opgesomd en toegelicht.

Verder leggen wetten, decreten en lokale reglementen en verordeningen al heel wat zaken op. Het zou te ver leiden om hier alle wettelijke en reglementaire bepalingen op te sommen. Ze komen echter wel grotendeels aan bod in de verschillende rubrieken onder 'veilig een evenement organiseren'.

Stap 4: Zorg voor een aantal belangrijke bijlagen

Een aantal zaken laten zich moeilijk vatten in tekst en/of worden beter integraal aan het veiligheidsplan toegevoegd. Hierbij wordt gedacht aan:

  • Een inplantingsplan (voorzien van een raster)
  • Een contactgegevenslijst
  • Attesten brandveiligheid tenten, stabiliteit infrastructuren, keuring elektriciteit, ...
  • Een verzekeringscontract
  • Een huisreglement

Ook hier is de lijst niet volledig. Veel hangt immers af van de grootte, de aard en de opzet van het evenement. Belangrijk is echter dat alles wat met veiligheid en preventie op en rond het evenement te maken heeft, gebundeld is zodat je, tijdens of n.a.v. een incident of noodsituatie, niet meer op zoek moet naar de juiste info.