Bouwvergunningen ouder dan 2018 waren tot nu toe niet digitaal beschikbaar. Nu start de Stad met het inscannen van deze bouwvergunningen. Hierdoor zal de burger sneller bediend kunnen worden en ook voor de werknemers zal het werk een stuk efficiënter verlopen.
Sinds 2018 is de (digitale) omgevingsvergunning in voege getreden. Hierdoor zijn bouwvergunningen vanaf 2018 al digitaal, maar van de periode ervoor niet. Nu worden ook alle stedenbouwkundige vergunningen van de periode 2010-2017 ingescand en gedigitaliseerd. Het gaat om de meest recente periode vóór het in voege gaan van de (digitale) omgevingsvergunning. In de praktijk zijn het ook dossiers uit deze periode die het meest worden opgevraagd. Er wordt zo ook op een chronologische manier teruggewerkt.
300 lopende meter archief gedigitaliseerd
In de praktijk betekent dit dat er zo’n 300 lopende meter archief ofwel 2.500 archiefdozen zullen gedigitaliseerd worden. De plannen en vergunningen worden gescand in aparte documenten, de rest van het dossier wordt in één doorzoekbare pdf gescand.
Door deze digitalisering zullen burgers en architecten veel sneller een bouwvergunning van voor 2018 kunnen opvragen. Eigenaars zullen, nadat ze een aanvraag hebben gedaan, een kopie kunnen krijgen van de bouwvergunning. Ze hoeven dus geen afspraak meer te maken om langs te komen.
Daarnaast wordt hierdoor ook de dienstverlening vereenvoudigd en versneld. Zoals bijvoorbeeld het beoordelen van nieuwe vergunningen: de medewerkers hoeven dan niet meer langs het archief te lopen, maar kunnen nu vanachter de computer alle nodige informatie raadplegen.
Risico's van fysieke bewaring
Niet onbelangrijk is ook dat de fysieke bewaring van dossiers enkele risico’s met zich meebracht. Stel je maar eens voor dat er water in de kelder komt te staan, of een brand uitbreekt. Dan blijft er niets meer over van bouwvergunningen voor 2018 en is het zeer moeilijk om je ergens op te kunnen baseren als je wilt verbouwen.
iGuana NV startte in september 2023 met het inscannen. De Stad voorziet voor deze digitalisering een budget van 300.000 euro. Als alles vlot verloopt, zullen de bouwvergunningen van 2010-2017 tegen eind 2024 volledig ingescand zijn. Alles zal zo efficiënter en vlotter kunnen verlopen en het digitaal raadplegen van dossiers past ook binnen het kader van telewerk. En zo hebben we ook altijd een back-up van de dossiers beschikbaar.
