Sinds 1 januari 2020 worden alle gepubliceerde overheidsopdrachten van Stad Brugge elektronisch aangekondigd via het e-Procurement platform.
Wil je deelnemen aan een gepubliceerde opdracht voor de stad? Dan dien je als onderneming je kandidatuur digitaal te versturen via dit portaal. Hoe je dit doet, kan je hieronder terugvinden.
1.De applicaties
E-Procurement is een verzameling van applicaties waarmee de verschillende fasen van een overheidsopdracht elektronisch kunnen worden afgehandeld.
Het platform biedt verschillende applicaties aan voor zowel de aanbestedende overheid als voor de onderneming:
Via de applicatie e-Notification kan je als ondernemer alle gepubliceerde aanbestedingen gaan raadplegen. Je kan hier ook verschillende zoekprofielen aanmaken, om zo steeds op de hoogte te blijven van de nieuwste bekendmakingen binnen jouw specialisatie(s).
Via de applicatie e-Tendering kan je als ondernemer je offerte of aanvraag tot deelneming gaan indienen en vervolgens je kandidatuur digitaal gaan ondertekenen. De wet voorziet een strikte naleving omtrent het digitaal indienen en ondertekenen van je offerte.
Het volledige proces vanaf de aankondiging van een overheidsopdracht tot aan het indienen van een offerte/aanvraag tot deelneming, verloopt dus via deze elektronische weg.
2. Handleidingen
De handleidingen worden aangeboden op de portaalsite van de FOD BOSA.
Via onderstaande vraagstellingen kan je gericht zoeken, welke handleidingen voor jou van toepassing kunnen zijn:
Je maakt voor de eerste keer kennis met het Public Procurement platform?
Registreer je als onderneming en maak een account aan via “gebruikersbeheer voor ondernemingen”.
Je wil een overheidsopdracht raadplegen/zoeken?
Dit kan zeker! Via de handleiding van e-Notification kan je terugvinden hoe je een bekendmaking kan opzoeken; hoe je je profiel en dossiers kan beheren; hoe je favorieten kan toevoegen aan je lijst; hoe je zoekprofielen kan aanmaken en hoe je kan reageren op een aankondiging.
Hoe kan ik deelnemen aan een overheidsopdracht?
Bekijk alvast de handleiding van e-Tendering. Op deze applicatie kan je de gewenste dossiers raadplegen en een offerte of aanvraag tot deelneming indienen. Ook kan hier de handtekeningmethode uitgetest worden, wij raden zeker aan om dit op voorhand al eens uit te testen!
Een Europese publicatie? Het UEA?
In deze handleiding UEA-service voor ondernemingen wordt er via een stappenplan uitgelegd hoe je als onderneming je Uniform Europees Aanbestedingsdocument kan uploaden.
Bijkomend heeft onze Dienst Overheidsopdrachten speciaal voor jullie een handleiding aangemaakt met de nodige tips & tricks.
3. Het demoplatform
Wist je dat de website van Public Procurement ook een oefenplatform aanbiedt?
Een handige tool om als onderneming het platform te verkennen en de elektronische handtekening uit te testen.
Zo kunnen technische problemen voorkomen worden bij het indienen van de offertes/aanvragen tot deelneming!
Je voert deze test beter ruim op voorhand uit (idealiter één of meerdere dagen voor het formeel indienen van je offerte), zodat je bij het ondervinden van problemen contact kan opnemen met de helpdesk.
4. Opleidingen
Zijn de handleidingen niet duidelijk voor jou of heb je nood aan extra ondersteuning?
Raadpleeg het volledig aanbod opleidingen en neem contact op een erkende geaccrediteerde opleider.
5. Hoe elektronisch ondertekenen?
Er zijn twee mogelijkheden om een indieningsrapport te ondertekenen:
1. Rechtstreeks in de e-Tendering applicatie: met de elektronische identiteitskaart
- Uitleg procedure:
Via deze methode ga je digitaal het indieningsrapport ondertekenen met je eID kaart via een kaartlezer. Neem alvast je eID kaart en pincode bij de hand voor je start met deze ondertekeningsmethode. - Tip:
Om succesvol te kunnen tekenen is de installatie van middleware en een browserextensie vereist. Indien voorgaande nog niet zijn geïnstalleerd dien je de instructies die op je scherm verschijnen te volgen. Meer informatie over browsercompatibiliteit en de ondersteunde handtekeningservice kan je vinden via het volgend adres.
Handleiding:
Voor meer informatie omtrent de ondertekening van het indieningsrapport via deze methode, kan je de handleiding van e-Tendering raadplegen via het platform. - Belangrijke informatie!
Indien je de "eID-methode" hebt gebruikt, wordt er een handtekening geregistreerd voor het laatste indieningsrapport. De applicatie gaat de wettelijke conformiteit van deze handtekening niet na. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver zelf om zich te vergewissen van de wettelijke conformiteit van deze handtekening (geldigheid, ondertekend door de mandaathouder(s) of volmachthouder(s) om de inschrijver te verbinden, ...).
2. Via een externe tool: 3rd Party-methode met een ander token en software
- Uitleg procedure:
- Via de tweede knop 3rd Party-methode: Ondertekenen met een ander certificaat en externe software, onderaan het indieningsrapport, kan je het indieningsrapport downloaden in XML formaat. Wens je de handtekening te plaatsen op een PDF-versie van je indieningsrapport dan kan je deze versie (evenals de XML) downloaden door te klikken op “indieningsrapport bekijken en tekenen”. In de online versie van je indieningsrapport zal je vervolgens twee knoppen zien staan waarmee je de huidige versies van je indieningsrapport kan raadplegen.
- Dit bestand moet getekend worden via de eigen software met behulp van een geschikte e-token.
- De ondertekende (XML of PDF) versie van je indieningsrapport dient vervolgens terug opgeladen te worden in de applicatie. Ook dit doe je met behulp van de knop “3rd party-methode”. Onderaan de pop-up die zich opent heb je de mogelijkheid om een document op te laden. Er bestaan echter beperkingen voor het formaat van de handtekening, afhankelijk van de keuze van de aanbestedende overheid. Algemeen gezien zijn alle mogelijk formaten van handtekening toegestaan, tenzij de aanbestederdaar anders over beslist. In dit laatste geval wordt dit duidelijk in de parameters van het dossier. Als je van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, informeer je goed en test alles grondig!µ
- Welke handtekenmethode ook wordt gekozen, het handtekenformaat en het gebruikte certificaat moeten beantwoorden aan de vereisten van de Belgische wetgeving.
Op deze pagina vind je meer informatie over deze vereisten en over de validatie die door e-Tendering wordt uitgevoerd. Je vindt er ook een link naar de Europese Trusted List die een overzicht biedt van de leveranciers van gekwalificeerde certificaten. - Handleiding:
Voor meer informatie omtrent de ondertekening van het indieningsrapport via deze methode, kan je de handleiding van e-Tendering raadplegen via het platform. - Belangrijke informatie!
Als je de "3rd Party-methode" gebruikt, wordt er een bestand geüpload. De applicatie gaat niet na of dit bestand een handtekening bevat, noch of de handtekening met de reglementering strookt. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver zelf om zich ervan te vergewissen dat het bestand dat werd opgeladen een wettelijk conforme handtekening bevat (geldigheid, ondertekend door de mandaathouder(s) of volmachthouder(s) om de inschrijver te verbinden, ...).
Opgelet:
- Kies niet voor de ondertekeningsmethode 3rd Party, wanneer je wenst te ondertekenen met je elektronische identiteitskaart. Dit kan een foutmelding geven!
- Heb je extra documenten opgeladen na ondertekening van het indieningsrapport? Vergeet dan niet om deze opnieuw te ondertekenen!
- Ga zelf na, wanneer je het indieningsrapport per e-mail ontvangt, indien er een handtekening aanwezig is.
6. Helpdesk
Ondervind je technische problemen met betrekking tot het platform of heb je problemen met het aanmaken van je account? Neem dan contact op met de helpdesk van Public Procurement.